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Holden Galusha es el editor asociado de Lab Manager. Fue escritor colaborador independiente para Lab Manager antes de ser invitado a unirse al equipo a tiempo completo. Anteriormente fue el...

La automatización del laboratorio se considera una solución milagrosa para reducir errores y reducir costos. Pero determinar si se debe invertir en automatización es una ecuación multivariable, y el resultado no es un sí/no binario. La respuesta depende de numerosas decisiones.

El primer paso para determinar si un laboratorio debería invertir en automatización es evaluar sus necesidades, el retorno de la inversión (ROI) esperado y las consideraciones de seguridad. En esta fase es donde se llevará a cabo la mayor parte de la toma de decisiones y el análisis.

Tener un retorno de la inversión aceptable es vital para lograr que el liderazgo se una a la introducción de la automatización. Debería ser la piedra angular de tu argumento. Si bien los detalles de lo que constituye un buen retorno de la inversión serán diferentes para cada organización, los parámetros generales dictan:

1. Puede afrontar los costos de las actualizaciones de equipos y infraestructura.

2. La automatización no comprometerá la calidad

3. Los ahorros generados por la automatización se amortizarán en un plazo razonable.

Al cumplir al menos estos requisitos, tendrá la base para un argumento hermético.

Tenga en cuenta que la automatización desplaza los costos asociados con los procesos de laboratorio de gastos operativos (OpEx) a gastos de capital (CapEx). Los gastos de capital son compras grandes, únicas, con horizontes a largo plazo en mente, que exigen más dinero por adelantado y limitan la flexibilidad para ajustar el sistema después de la compra. Los procesos realizados desde OpEx tienen menores barreras financieras en el corto plazo y son más flexibles. El liderazgo del laboratorio debe tener en cuenta este cambio. "Al comprar e instalar nuevos equipos de automatización, siempre tenemos el costo inicial asociado, pero con el tiempo... el costo de la automatización resulta ser más barato", dice Meghav Verma, gerente de producto de los Institutos Nacionales de Salud. “Sin embargo, esto no es un hecho y siempre tenemos que pasar por el proceso de evaluación para comprender los beneficios a largo plazo. También debemos considerar el tiempo y el costo de oportunidad que se ahorra al emplear soluciones automatizadas. Estos costos se acumulan a largo plazo”.

También se deben considerar las tarifas de mantenimiento y servicio. Estas tarifas permanecen en OpEx porque son recurrentes, pero deben contabilizarse en la fase de evaluación para garantizar que el laboratorio pueda justificar todos los costos asociados con la automatización.

Existe una relación inversa entre flexibilidad y automatizabilidad. Si los procesos de su laboratorio no están estandarizados y dependen de decisiones tomadas en el momento, entonces es posible que su laboratorio aún no sea adecuado para la automatización. Automatizar prematuramente puede ser más costoso que seguir con procesos manuales hasta que los procesos estén mejor definidos. La infame línea de producción de automóviles Modelo 3 de Tesla Motors es un excelente ejemplo de automatización prematura. Tesla diseñó una línea de montaje con más de 1.000 robots para fabricar los vehículos, pero los robots no podían manejar la geometría cambiante de las piezas que venían en diferentes posiciones. Tesla tuvo que contratar varios cientos de empleados para mantenerse al día con su cuota de producción, lo que socavó el sentido de toda esa automatización.

¿Los procesos de su laboratorio dependen demasiado de la intervención humana para automatizarse? Si no está seguro de que los procesos puedan automatizarse, trabaje para estandarizarlos. Tampoco descuides la documentación de los procesos. Además de facilitar la incorporación del personal nuevo, contar con documentación detallada será útil cuando automatice y deba traducir procesos manuales en protocolos ejecutados por máquinas.

Una empresa está lista para introducir la automatización cuando comprende el proceso actual y sus obstáculos, puede justificar la inversión y está lista para respaldar el equipo.

Si bien la automatización puede tener un impacto positivo en la seguridad, por ejemplo al reducir el riesgo de lesiones por esfuerzos repetitivos, en algunos casos también puede complicarla. A medida que la automatización aumenta el rendimiento de su laboratorio, es posible que necesite almacenar mayores cantidades de productos químicos en el laboratorio. Es posible que este almacenamiento adicional haga que la zona de control de incendios de su laboratorio supere su cantidad máxima permitida. Trabaje con el especialista en seguridad de la instalación para adaptar los nuevos equipos y productos químicos.

En resumen, "una empresa está lista para introducir la automatización cuando comprende el proceso actual y sus obstáculos, puede justificar la inversión y está lista para respaldar el equipo", dice Hayden Allen-Galusha, ingeniero de automatización en Kumi Manufacturing de Alabama.

Tras optar por la automatización, comienza la fase de implementación. Hay algunas cosas a considerar en esta fase: dónde comenzar a automatizar, usar herramientas de gestión de proyectos y capacitación.

Para comenzar a automatizar, busque los cuellos de botella en los procesos de su laboratorio. Realizar estas tareas requerirá desproporcionadamente más tiempo que otras y, a menudo, serán monótonas. Un ejemplo sería pipetear. En lugar de que un empleado pipetee manualmente docenas de veces al día, compre una pipeta automática. A partir de ahí, puede comenzar a expandirse hacia afuera y optimizar más procesos en su laboratorio a medida que aprende a identificar oportunidades para automatizar.

La automatización del software también puede ser un buen punto de partida, ya que la barrera de entrada es mucho menor que la automatización del hardware, pero aún así le enseña cómo identificar oportunidades de automatización. Por ejemplo, en lugar de exportar manualmente los resultados de un analizador con una unidad USB, explore opciones para conectar el analizador directamente a una computadora portátil de laboratorio electrónica para que los resultados se transmitan instantáneamente.

Cuando comience a implementar la automatización, necesitará algo más que correos electrónicos para planificar, comunicar y delegar de manera efectiva todas las tareas asociadas con el esfuerzo. Aquí es donde entran en juego las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos. Existe una amplia variedad de herramientas y técnicas disponibles, que van desde cosas tan simples como diagramas de Gantt hasta aplicaciones web colaborativas. Antes de que comience oficialmente la implementación, reserve algo de tiempo para demostrar algunos programas de gestión de proyectos con otras partes interesadas. Tome una decisión grupal sobre qué software se adapta mejor a sus necesidades y esfuércese por actualizarlo constantemente durante toda la implementación.

Una formación sólida es esencial para una automatización exitosa. Los trabajadores que supervisarán el equipo deben familiarizarse no sólo con el uso, sino también con el mantenimiento y la resolución de problemas. Habrá mucho que aprender, especialmente si se agregan varios sistemas simultáneamente. "Tiene que haber programas de capacitación consistentes asociados con los nuevos equipos para permitir a los usuarios algo de tiempo para aprender y acostumbrarse al sistema, en lugar de sentir que los están arrojando al abismo", dice Verma. Dependiendo de los antecedentes de su personal, la capacitación cruzada puede ser una estrategia eficaz. Aquellos que hayan adquirido experiencia en el uso de equipos automatizados de puestos anteriores se darán cuenta más rápido y podrán ayudar en la capacitación de otros miembros del personal.

Lo más importante es fomentar un entorno de comunicación abierta. El personal debe sentirse cómodo buscando orientación cuando sea necesario. No sea demasiado ambicioso con el cronograma de capacitación, ya que el personal puede desanimarse si no cumple con sus expectativas.

La automatización exitosa puede verse como una asociación tripartita entre hardware, software y personas. Para sostener esta asociación, se deben realizar esfuerzos constantes en todas las dimensiones. Para el hardware y el software, es sencillo: mantenerse al día con el mantenimiento preventivo, actualizar el software e, idealmente, integrar ambos con la plataforma informática existente de su laboratorio. Pero para abordar adecuadamente el aspecto más desafiante: las personas, se requiere comunicación y confianza constantes.

“Es un error pensar que el único propósito de la automatización es reemplazar a los operadores humanos”, dice Allen-Galusha. Muchas veces, la automatización se utiliza para hacer un proceso más eficiente, aumentar la calidad o hacer un proceso más seguro con la misma cantidad de mano de obra”. Como director del laboratorio, debe comunicar que la introducción de la automatización no afectará la seguridad laboral de sus trabajadores y garantizará que existan oportunidades para que el personal asuma funciones más estratégicas y de mayor valor. Esto dará más significado a sus trabajos y calmará sus temores de ser reemplazados, elevando la moral. Además, debe permanecer abierto a comentarios e ideas. Su personal es el que está más familiarizado con los procesos recientemente automatizados, por lo que sabrán cómo mejorarlos.

El personal también debe confiar en el equipo. "La responsabilidad recae en el director del laboratorio para asegurarse de que el hardware y el software no cambien por completo la forma en que los científicos realizaban sus tareas", dice Verma. “El equipo debe resultar familiar, lo que aumentará la adopción. La confianza es un aspecto importante de esto, donde los usuarios deben generar esa confianza verificando los datos”.

En última instancia, la automatización no es una solución milagrosa. La eficiencia y la estandarización son la base de un sistema automatizado fructífero. En palabras de Bill Gates, “La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia”.